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常用公文写作规范与要领:批复

2019-7-31 22:18| 发布者: admin| 查看: 198| 评论: 0

摘要: 1.文种特征在党政公文这个大家族中,批复属于审批性的文种,即对上报的文件加注批语、做出批示。批复按其内容的不同,可以分为三大类:(1)核准性的批复。主要用于审批应由上级批准的具体问题,完成某一事项法定的组 ...
1.文种特征

在党政公文这个大家族中,批复属于审批性的文种,即对上报的文件加注批语、做出批示。批复按其内容的不同,可以分为三大类:

(1)核准性的批复。主要用于审批应由上级批准的具体问题,完成某一事项法定的组织手续,其内容一般都很简单,大都是表态性的。

(2)指示性的批复。在审批某一问题的同时,并就此进一步提出一系列相关的指示,要求下级照此执行,此类批复一般篇幅较长。

(3)答复性的批复。就法规政策方面的事宜做出批复性的回答。例如《最高人民法院关于如何适用土地管理法第十三条和森林法第十四条的批复》。

2.结构与写法

批复的内容结构一般由以下几个部分组成:

(1)标题。批复一般由“制文机关”“事由”与“文种”组成,例如《国务院关于黄河近期重点治理开发规划的批复》。如所批复的问题是下级机关转报的请示,其标题中往往会出现转报单位的名称,例如《国务院关于同意蚌埠市城镇住房制度改革试行方案给安徽省人民政府的批复》。而批示的标题,通常由“批示机关”“事由”(即来文的标题)与“文种”组成,例如《国务院就铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告的批示》,此标题在“批示机关”与“事由”之间使用的介词是“就”字,而不是“关于”,这一变动十分高明,避免了用语上的重叠。

(2)正文。批复的正文,一般比较简单,主要包括两个方面的内容:
一是“引语”,即开端的第一段,通常包括来文的“机关”“标题”与“发文字号”,也有的在“标题”之前写有“来文日期”。
二是“引语”之后,随即是一个过渡短语。例如“现就组建中国航空集团公司有关问题批复如下”“现批复如下”等,进入批复的第二段(或第二层次),即内容部分。批复的内容部分,不论文字长短,都应首先表明态度,即表明同意或不同意。若同意,一般情况下不再写什么理由,当为了强调某一问题或进而有所需求时,才写有指示性的意见;若不同意,则应写明理由,以便下级机关理解和接受。

3.写作要点提示

(1)针对性要强。批复是针对下级上报的请示而制发的,因此,它的内容必须与后者所提的要求与陈述的情况紧紧相扣。在写批复时,首先要引“请示”的来文时间、标题和发文字号,这样就使来往的两个文件自然地联结在一起;然后根据所提请审批的事项,亮明观点和态度,做出同意或不同意的表示。凡属同意一般都不必再写理由。但无论如何,都要紧扣来文,言及其事。

(2)严格掌握行文对象。批复的行文对象是来文请示的单位。中间转报的请示,批复时应行文给转报的机关,不可越过转报机关将批复主送给被转报的单位,也就是说批复不可越级行文。当批复的内容具有普遍指导意义且拟抄送给其他下属单位时,也只是抄送给直属的下一级机关,一般不再扩大。

(3)灵活运用结构形式。要根据批复内容的不同及文字的多少,采用不同的结构形式。

核准性和答复性的批复,多采用“篇段合一”的形式,即通常只有一段文字,篇段合一。

指示性的批复,多采用“撮要分条”的形式,即先写一个独立的开头,用非常简明的文字说明批复的缘由和依据,表明态度。然后再分条例项地进一步提出要求。

以上所述的均是批复的外在结构形式。不论采用哪种外在结构,它的内在结构必须要提出问题,还要解决问题,甚至伴有对问题的分析。

(1)坚持一文一事。批复应坚持一文一事的原则,一份批复针对一份请示。假若一个单位的数份请示或数个单位同一内容的请示是在同一个办公会议上审批的,也应坚持一文一事的原则,分别批复,而不应在一份批复中包括数份请示的内容。

(2)“有来无往非礼也”。有一份请示就应有一份批复。在实际工作中我们时常看到,有的请示上报后,由于上级不同意请示的内容,所以就没有下达批复,而是采用口头说明情况的办法予以处理,这种办法不可取。按照规则,不管上级机关对请示的事项同意与否,都应明文做出批复。

(3)要正确理解“函代批复”。对于下级机关的请示,上级机关进行审批时必须使用批复。但当这种批复是由上级机关的办公厅(室)代行时,通常用“函”来进行批复。这就是人们通常所说的“函代批复”。

因为从公文外形上看它是一份“函”,而实质上是一份千真万确、实实在在的批复。“函代批复”的“代”字,切不可当作“代替”来理解,而是强调它的实质,是外壳与内在的完整与统一,体现了文种使用上的辩证法。

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