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常用公文写作规范与要领:报告

2019-8-1 22:46| 发布者: admin| 查看: 88| 评论: 0

摘要: 1.文种特征“报告”是党和国家机关使用频率极高的一个文种,适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复 上级机关的询问事宜等。报告不是单一的文种,是由若干具体文种构成的一个组合体。按行文的目的与作用,报告一 ...
1.文种特征

“报告”是党和国家机关使用频率极高的一个文种,适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复 上级机关的询问事宜等。

报告不是单一的文种,是由若干具体文种构成的一个组合体。按行文的目的与作用,报告一般分为七种:

一是工作报告,即向上级汇报工作情况的报告。它侧重于陈述工作的开展情况及主要做法,有时也夹有成功的经验和挫折的教训。

二是情况报告,即向上级汇报、反映各种社会情况及动态的报告。情况报告与工作报告相比,其突出的特点是使用面广、反应迅速、方式灵活,具有较强的信息性,往往是上级决策的依据;而工作报告 往往是决策的反馈性信息,为决策的持续执行服务。

三是呈请性报告,即呈报上级请求加以批转或批示的报告,基本都是向上级提出工作意见与建议, 故亦叫“建议性报告”。

四是检讨(检查)报告,即因工作中发生失误而写给上级的报告,它不同于个人写的检查材料,它 是下级组织写给上级组织的。

五是例行报告,即在特殊或紧急情况下(如战争、自然灾害、社会动乱等),下级按周、按半周或 按日向上级机关反映工作、汇报相关情况的报告。

六是回复性报告,即为答复上级机关的询问事宜而写的报告。

七是送文送物报告,即向上级机关报送非法定文种(如工作总结、计划、规划、调查报告、述职报 告、决策方案)等文件材料时使用的“文件头”或向上级机关送交某一重要物品(如武器、弹药、毒品等) 时随物一同送文的报告。

报告按所涉及的内容,又可分为“综合性报告”与“专题性报告”。凡涉及一个单位、地区、系统 的全面工作情况的报告为“综合性报告”;只涉及某一方面、某一专项的情况的报告为“专题性报告”。 综合性报告并不等于工作总结,前者是多方面工作情况的综合,主要是表述工作的进展情况,不搞经验 上的提炼,不做理论上的阐述;而工作总结只是概略地表述工作情况,侧重于在事实的基础上拿出经验, 提炼体会,使认识上升到理性的高度。

报告与请示。报告属于陈述性的上行文种。它与请示虽同属上行文,但两者之间却有着严格的区别。 比如,报告对上级没有批复请求,而请示则相反;在行文时间上,报告是事中或事后行文,而请示则是 事前行文;上级对下级报送的报告,可做批示也可不做批示,一切全由上级酌情处理,如确需批示时, 只能使用批示这个文种;而请示则不然,不论所请示的事项上级同意与否,按理都应及时做出批示,但 批示时使用的文种都是批复而不是批示。

报告与意见。二者的行文方向完全一致,内容也很相似,均含有陈述性的内容,有时在陈述情况的 基础上均有相应的今后工作意见。但这两个文种之间也有一定的不同:报告侧重于汇报工作、反映情况, 多数情况下不涉及今后具体的工作意见,也不要求上级做出批示。若所反映的情况涉及工作中一些带有 普遍性的问题,报告往往顺势提出今后的工作意见,要求上级加以批转,这就是人们通常所说的“呈请 性报告”。意见(上行)虽然也要陈述情况,但这里的情况是特定的内容,它通常对工作中遇到的某一 重要问题进行分析与提出见解,而不像报告那样仅仅对工作情况进行综合与归纳。意见陈述情况的目的 在于给意见的提出做铺垫。所提的意见,不是请求上级给予批示,就是请求上级加以批转,而报告在多 数情况下对上级没有批示或批转的请求。

2.结构与写法

报告多种多样,在写法上很难划一。在此仅介绍综合性、专题性等几类主要报告的写法。

(1)专题性报告。

专题性报告的内容结构一般由以下几部分组成:

①标题。要明显反映出所报告的事由,由“事由”加上“情况报告”或“报告”字样组成,如《中 国人民银行XX市支行关于国家债券发行情况的报告》等。

②正文。一般采用“三段式”的结构,这种结构又有两种基本情况:

一是“情况——问题——意见”。这种形式适用于以反映情况为主的专题性报告。这种写法,层次分 明,层层递进,逻辑性强。

二是“情况——做法(或经验)——不足”。这种形式适用于以总结经验为主的专题性报告。值得注 意的是,撰写这类专题性报告的“不足”部分时,文字既要概括,又要简短。切不可归纳成几个问题, 或找出几点意见,这属于“画蛇添足”之举。

③结尾。通常要写上一句结语,如“特此报告” “以上报告如有不妥,请批示”等等。

(2)综合性报告

综合性报告的内容结构一般由以下几个部分组成:

①标题。由“时间”加上“工作情况综合报告”字样构成,如《2012年上半年工作情况综合报告》。

②正文。要把握好三点内容:

第一,要有一个概括说明全文主旨的开头。这个开头在写作技巧上可采用起句立意的手法,开门见山, 先把一定时间内各方面总的工作情况,包括依据、目的、总的行动和对整个工作的估价等加以概括介绍。
第二,要有一个内容比较丰富的主体。主体也就是报告的核心部分,在这个部分里,要把各个方面 工作的主要情况,分别列段表述,一个段落表述一个方面的工作情况。在具体写法上,应包括这方面工 作的进展情况、主要做法、取得的效果,尽量使用数字和概括性的材料,做到言简意赅。

第三,要有一个较为具体的结尾。综合性报告的结尾与工作总结的结尾不同,后者要既简短又概括, 属于表态性的结尾,而前者却要说明这个时期的工作还存在一些什么问题,并有针对性地提出下一步工作意见。

③尾部。与前述内容相同。

(3)检查报告

检查报告的写法包括以下三部分:

①标题。对事故、错误的情况加以概括,形成“事由”,再加上“检查报告”或“检讨报告”字样, 从而形成这类报告的标题。例如《关于我市赴美考查团人员在国外严重泄露国家重要机密的检查报告》等。

②正文。通常由“四段式”组成。第一,写“情况”,即所犯错误、所发生事故(事件)的基本情况; 第二,写“原因”,包括问题发生的直接原因、间接原因、主观原因和客观原因•,第三,写“责任”, 即主要责任与次要责任;第四,写处理情况及今后意见。对已经做了处理的写明处理情况,尚未进行处 理的要提出今后处理意见;对相关责任者,可按照责任的大小、问题的轻重,分别提出处理意见;处理 意见不单指对人的处理情况,也包括改进工作、堵塞漏洞等方面的措施。

③结尾。通常写作“以上报告当否,请指示”。

(4)呈请性报告

呈请性报告的内容结构一般由以下几部分组成:

①标题。这类报告的标题与专题性报告标题的写法基本一样,由“事由”与“文种”组成。例如国 家发改委写给国务院的《关于棉花质量和市场管理检查情况的报告》等。这类报告的目的很明确,不是 请求上级批转,就是请求上级给予批示。

②正文。呈请性报告的正文,主要由“情况——问题——建议”三段式组成。

③结尾。这类报告的结尾用语,通常写作“以上报告如无不妥,请批转有关单位(或点出具体单位, 如‘各区、县、局’ ‘各部、室、分公司’等)执行(或贯彻、办理、贯彻执行等)”。

3.写作要点提示

(1)切实把握“报告”的写作规则。报告写作的通用规则就是人们通常所讲的“三段式”。但应注意的是,“三段式”不是一成不变的模式,它必然因为不同的内容表现为多变的结构状态,主要有六 种情况:

①情况——做法——问题(意见);
②做法——问题一今后意见;
③情况——问题一今后意见;
④情况——原因(责任)一下步做法;
⑤情况——原因一责任及处理意见;
⑥情况——问题一一建议等。

撰写报告要切实掌握“三段式”的基本要求,这对提高撰文效率,使之眉目清楚、层次分明是十分 必要的。

(2)注重时效,情况真实。注重时效是指向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及时迅速,不 能拖沓。报告具有向上级机关反映信息及决策反馈的作用,上级机关要通过报告及时掌握各方面的工作 动态及变化,掌握决策的运行情况,因此,从某种程度上说,报告是决策的基础条件之一。向上级机关 汇报工作、反映情况、提出建议,如果不注重时效性,就很有可能影响决策的及时性和科学性。报告还 必须原原本本地反映实际情况,讲求真实性,做到“实事求是”。

(3)语言简洁,篇幅短小。报告的篇幅要简短。要做到简短,就要充分运用概述和突出重点的表达方法。 要使报告做到短小精焊,就应“避繁就简”。与此同时,还应当坚持“厚积薄发”。最后,还要“舍得删削”。 总之,要尽可能做到字斟句酌,力求精炼,以少胜多。

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